С чем сталкиваются компании при внедрении системы учёта заявок

Внедрение CRM системы для бизнеса — это не только выбор программы, но и изменение того, как команда работает каждый день. При внедрении системы учёта заявок клиенты сталкиваются со сложной системой внедрения. Кроме того, при внедрении системы учёта заявок клиенты сталкиваются с долгой поддержкой.

Эти две трудности связаны между собой. Если запуск непонятен, у сотрудников появляется много вопросов, а если ответы на них приходят медленно, люди возвращаются к привычным способам работы. В итоге система формально есть, но заявки по-прежнему живут в разных местах.

Поэтому до начала проекта полезно ответить себе на несколько простых вопросов. Какие заявки вы ведёте и кто их обычно принимает? Кто должен отвечать за выполнение каждой из них? Что именно руководитель хочет видеть без лишних звонков и уточнений? Чёткие ответы на эти вопросы сильно упрощают настройку, какой бы системой вы ни пользовались.

Как выглядит работа с заявками до запуска: мессенджеры и таблицы

До запуска платформы заявки на обслуживание оборудования в сети автомоек вели в мессенджерах и таблицах. Такой подход знаком многим небольшим компаниям, и на старте он действительно кажется удобным: ничего не нужно настраивать, все уже сидят в мессенджере.

Проблемы появляются по мере роста. Сообщение тонет в общей переписке, таблицу правят несколько человек, а история изменений теряется. Сложно понять, кто взял заявку в работу, что уже сделано и что осталось без внимания. Руководителю приходится спрашивать у сотрудников о статусе, а сотрудникам — отвлекаться на отчёты вместо работы.

• Заявки рассыпаны по разным каналам и таблицам.
• Нет единой картины: что в работе, а что ожидает исполнителя.
• Ответственность за заявку легко размывается.

Что меняется после запуска: заявки в одном месте и контроль руководителя

После запуска платформы все заявки собираются в одном месте, руководитель видит, что и когда сделано. Это главное изменение, ради которого обычно и затевается проект.

Единое место для заявок убирает необходимость собирать информацию по кусочкам. Сотрудник открывает один раздел и видит свои задачи, а руководитель — общую картину по всем направлениям. Разговоры о том, кто и что должен был сделать, становятся предметнее, потому что у каждой заявки есть понятная история.

Важно помнить, что сама по себе система порядок не наведёт. Результат зависит от того, насколько хорошо она настроена под процессы компании и насколько привычно с ней работают сотрудники.

Как проходит внедрение: один специалист, настройка и обучение сотрудников

Каждого нового клиента ведёт один специалист. Специалист, который ведёт клиента, настраивает платформу, обучает сотрудников и остаётся на связи.

Смысл такой схемы в том, чтобы у клиента был один понятный собеседник на всём пути запуска. Не нужно разбираться, к кому обращаться с вопросом по настройке, а к кому — по обучению. Человек, который настраивал систему, лучше других знает, почему она устроена именно так.

Команда у нас небольшая: руководитель, разработчики и специалисты по внедрению и поддержке. Для клиента это означает короткий путь от вопроса до ответа, но мы не будем делать громких обещаний о сроках реакции, пока не можем подтвердить их фактами.

Если вы внедряете любую систему учёта заявок, обратите внимание на три вещи. Первая — кто на стороне поставщика отвечает за вашу настройку. Вторая — как будут обучены сотрудники, а не только руководитель. Третья — что происходит после запуска, когда появляются вопросы по ежедневной работе.

От чего зависит стоимость подписки и что в неё входит

Оплата платформы UniFiX — ежемесячная подписка. Стоимость подписки зависит от числа объектов и пользователей. Конкретные суммы в этой статье мы не называем, потому что они зависят от состава вашей компании.

В подписку входят три составляющие, которые часто оценивают отдельно.

• В стоимость входит настройка платформы под процессы компании.
• В стоимость входит обучение сотрудников.
• В стоимость входит техническая поддержка.

При сравнении разных решений полезно смотреть не только на цену за пользователя, но и на то, что в неё включено. Иногда настройка и обучение оплачиваются отдельно, и итоговая сумма оказывается заметно выше первоначальной оценки.

Удалённый запуск для компаний по всей России

Мы работаем с клиентами удалённо по всей России. Для компании это значит, что местоположение не мешает начать проект: специалист, который ведёт внедрение, выходит на связь дистанционно.

Чтобы удалённый запуск прошёл гладко, клиенту стоит заранее собрать описание текущих процессов, определить ответственных на своей стороне и выделить время сотрудникам для обучения. Чем яснее вы понимаете, как сейчас принимаются и выполняются заявки, тем быстрее настройка превращается в рабочий порядок.

В целом внедрение системы учёта заявок — это небольшой проект с понятной целью: чтобы заявки не терялись, у каждой был исполнитель, а руководитель видел результат. Если подходить к нему последовательно и выбирать партнёра, который остаётся рядом после запуска, шансов на спокойный старт заметно больше.