С чего начинается автоматизация: заявки в мессенджерах и таблицах

Разработка ПО для автоматизации в малом бизнесе обычно начинается не с выбора технологий, а с простого вопроса: где сейчас живут рабочие задачи. Как правило, это переписки в мессенджерах, личные заметки сотрудников и таблицы, которые ведут разные люди. Пока заявок мало, такая схема работает, потому что всё держится на памяти и договорённостях.

Один из примеров: до запуска платформы заявки на обслуживание оборудования в сети автомоек вели в мессенджерах и таблицах. Такой подход знаком многим компаниям, и проблема в нём не в людях, а в отсутствии единого места, где видно состояние каждой заявки.

Когда бизнес растёт, к мессенджерам и таблицам добавляются новые объекты, новые сотрудники и новые виды работ. Именно в этот момент становится понятно, что нужен инструмент, а не ещё одна таблица. Для небольшой компании разумный путь — взять готовую платформу и настроить её под свои процессы, а не заказывать отдельную разработку с нуля.

Что получает руководитель, когда все заявки собраны в одном месте

После запуска платформы все заявки собираются в одном месте, руководитель видит, что и когда сделано. Для руководителя это означает смену роли: вместо того чтобы собирать информацию по чатам и звонкам, он смотрит на общую картину.

Единый список заявок помогает ответить на несколько практичных вопросов.

• Какие заявки поступили и не потерялись ли они по дороге.
• Кто отвечает за каждую заявку.
• Выполнена ли работа и в какой срок.
• Где процесс чаще всего задерживается.

Эти ответы не требуют отдельных отчётов, которые кто-то должен готовить вручную. Чем меньше ручной сборки данных, тем меньше споров о том, что было сделано, а что нет.

Какие сложности возникают при внедрении системы учёта заявок

Сама идея учёта заявок понятна большинству руководителей, а трудности появляются при внедрении. Клиенты, которые внедряют систему учёта заявок, сталкиваются со сложной системой внедрения. Также они сталкиваются с долгой поддержкой.

На практике это значит, что до начала работы приходится разбираться в настройках, а при возникновении вопросов долго ждать помощи. Для малой команды такие паузы особенно заметны: у неё нет отдельного человека, который занимался бы только системой.

Поэтому при выборе платформы полезно заранее задать себе несколько вопросов.

• Кто именно настроит систему под ваши процессы: вы сами или исполнитель.
• Будут ли обучены сотрудники и в каком формате.
• К кому обращаться, когда что-то не получается, и как устроена поддержка.
• Входят ли эти услуги в стоимость или оплачиваются отдельно.

Что входит в подписку: настройка под процессы, обучение сотрудников, техническая поддержка

Ответы на эти вопросы мы закладываем в сам состав подписки. В стоимость входит настройка платформы под процессы компании. В стоимость входит обучение сотрудников. В стоимость входит техническая поддержка.

Для заказчика важна не только сама платформа, но и то, что эти три составляющие не придётся искать и оплачивать по отдельности. Настройка нужна, чтобы система повторяла реальный порядок работы, а не заставляла людей подстраиваться под чужую логику. Обучение помогает сотрудникам начать пользоваться системой, а поддержка снимает вопросы, которые неизбежно появляются в первые недели.

Как работает персональный специалист: настройка, обучение и связь после запуска

Каждого нового клиента ведёт один специалист. Этот специалист настраивает платформу, обучает сотрудников и остаётся на связи.

Смысл такого устройства в том, что клиенту не нужно каждый раз заново объяснять, как устроен его бизнес. Человек, который настраивал систему, знает её логику и может быстрее разобраться в возникшем вопросе.

Команда небольшая: руководитель, разработчики и специалисты по внедрению и поддержке. Работа с клиентами ведётся удалённо по всей России. Для компании это значит, что место расположения офиса или объектов не мешает начать работу.

Как устроена оплата и от чего зависит стоимость подписки

Оплата платформы UniFiX — ежемесячная подписка. Стоимость подписки зависит от числа объектов и пользователей.

Такая модель понятна по своей логике: чем больше объектов и сотрудников работает в системе, тем больший объём настройки, обучения и поддержки нужен. Небольшой компании с несколькими объектами не нужно платить за возможности, которые ей не требуются.

Перед выбором платформы стоит заранее посчитать, сколько у вас объектов и сколько людей будут работать с заявками. С этими данными можно обсуждать условия конкретно, а не в общих словах. Именно такой подход помогает сравнивать предложения честно: по составу услуг, а не только по цене.