Почему «лучшей» црм для всех не существует

Запрос «лучшая црм для бизнеса» звучит просто, но однозначного ответа на него нет. Системы создают под разные задачи, и то, что удобно одной компании, в другой окажется лишним. Поэтому правильнее спрашивать не о рейтинге, а о том, насколько система подходит именно вашим процессам.

Одной компании нужен учёт обращений клиентов, другой — контроль выполнения работ, третьей — распределение задач между сотрудниками. Если выбирать по общим обзорам, легко получить набор функций, которыми никто не будет пользоваться. Лишняя сложность чаще мешает, чем помогает.

До запуска платформы заявки на обслуживание оборудования в сети автомоек вели в мессенджерах и таблицах. Когда заявки живут в разных местах, трудно понять, что сделано, а что потерялось. С такой проблемы полезно начинать выбор системы.

Что проверить до выбора: процессы, заявки и ответственных

Прежде чем сравнивать системы, опишите, как работает ваша компания сейчас. Выбор по функциям без понимания процессов обычно приводит к лишней настройке и разочарованию. Для начала ответьте на несколько вопросов:

• Откуда приходят заявки: мессенджеры, телефон, почта или таблицы.
• Кто принимает заявку и кто назначает исполнителя.
• Кто отвечает за результат на каждом этапе.
• Как руководитель узнаёт, что работа выполнена и в какой срок.
• Какие данные сегодня приходится переносить вручную.

Результатом проверки станет короткое описание процесса на одной странице. С ним проще разговаривать с поставщиком и оценивать, закроет ли система ваши задачи.

После запуска платформы все заявки собираются в одном месте, руководитель видит, что и когда сделано. Именно такой результат стоит проверять у любой системы: видны ли все заявки в одном месте и понятно ли, кто за что отвечает.

Что входит в стоимость: настройка, обучение, поддержка

Сравнивая системы, смотрите не только на цену, но и на то, что в неё входит. Бывает, что настройка, обучение и поддержка оплачиваются отдельно, и итоговая сумма отличается от ожидаемой. В случае UniFiX в стоимость входят три составляющие:

• В стоимость входит настройка платформы под процессы компании.
• В стоимость входит обучение сотрудников.
• В стоимость входит техническая поддержка.

Задайте любому поставщику прямой вопрос: что именно включено в платёж, а за что придётся платить дополнительно. Ответ лучше получить в письменном виде до начала работы.

Формат оплаты: как понять модель ежемесячной подписки

Оплата платформы UniFiX — ежемесячная подписка. Такая модель означает регулярный платёж вместо разовой покупки. Важно заранее понять, от чего зависит размер этого платежа.

Стоимость подписки зависит от числа объектов и пользователей. Поэтому перед разговором с поставщиком посчитайте, сколько объектов и сотрудников будут работать в системе сейчас и сколько появится в ближайшее время. Так вы оцените бюджет без неожиданностей.

Уточните также, при каких условиях сумма подписки меняется и что происходит, если компания растёт. Подписка удобна тем, что расходы предсказуемы, но только если правила расчёта понятны с самого начала.

Кто ведёт внедрение: зачем нужен один специалист на клиента

Результат зависит не только от набора функций, но и от того, как систему внедряют. При внедрении системы учёта заявок клиенты сталкиваются со сложной системой внедрения. При внедрении системы учёта заявок клиенты сталкиваются с долгой поддержкой. Эти трудности стоит учитывать при выборе, какой бы системой вы ни собирались пользоваться.

В UniFiX каждого нового клиента ведёт один специалист. Специалист, который ведёт клиента, настраивает платформу, обучает сотрудников и остаётся на связи. Команда небольшая: руководитель, разработчики и специалисты по внедрению и поддержке.

Когда за проект отвечает один человек, проще понять, к кому обращаться с вопросом. Не приходится заново объяснять задачу каждому новому сотруднику поставщика. Перед выбором системы задайте поставщику такие вопросы:

• Кто именно будет настраивать систему под ваши процессы.
• Кто обучит сотрудников и как это будет организовано.
• К кому вы обратитесь, если после запуска возникнет вопрос.

Как выбрать систему при удалённой работе по России

Работа с клиентами удалённо по всей России. Для компании из любого региона это означает, что поставщик не обязан находиться рядом, но порядок взаимодействия нужно обсудить заранее.

При удалённом внедрении уточните, как будет проходить настройка и обучение сотрудников. Выясните, как вы будете связываться со специалистом и как фиксируются договорённости. Хорошо, если ответственный за внедрение назван по имени, а не скрыт за общей службой поддержки.

Итоговый выбор удобно строить на коротком списке критериев. Система должна соответствовать вашим процессам, собирать заявки в одном месте и показывать руководителю, кто за что отвечает. Условия оплаты должны быть понятны, а внедрение — организовано так, чтобы вы знали, кто за него отвечает. Если система отвечает на эти вопросы, она подходит вашему бизнесу лучше любой общей «лучшей».