Начните с задачи, а не с набора функций

Если вы решаете, как выбрать систему учёта заявок для малого бизнеса, сначала сформулируйте, какую проблему она должна закрыть. Эксперт UniFiX рассказывает, что в сети автомоек до запуска платформы заявки на обслуживание оборудования вели в мессенджерах и таблицах.

Где заявки появляются в вашей компании сейчас? Кто их принимает, кто назначает исполнителя и где фиксируется результат? Ответы на эти вопросы станут главным критерием выбора. Функции, интеграции и внешний вид имеет смысл оценивать только после того, как задача описана своими словами.

Полезно записать два-три реальных случая: заявку, которая потерялась, и заявку, по которой было неясно, кто отвечает. Эти случаи станут тестом, на котором вы проверите любого поставщика.

Нужен ли весь набор функций или достаточно единого места для заявок

Поставщики предлагают очень разный объём возможностей, и это первая развилка. По описанию Битрикс24, его CRM объединяет клиентов, заявки, коммуникации и отчёты в одном месте. В том же описании перечислены также задачи и проекты, мессенджер, документы и другие инструменты.

Для платформы UniFiX эксперт называет другой базовый результат: после запуска все заявки собираются в одном месте, а руководитель видит, что и когда сделано.

Будете ли вы пользоваться каждым инструментом из длинного списка? Или вам достаточно, чтобы заявки перестали жить в разных чатах и таблицах? Чем шире набор функций, тем больше придётся настраивать и объяснять сотрудникам, поэтому честно оцените, что вам действительно нужно.

Отдельно проверьте, что входит в конкретный тариф. В описании Битрикс24 указано, что бесплатный тариф не включает расширенные функции CRM: бизнес-процессы, роботы и триггеры. Там же сказано, что для проверки расширенных функций доступен демо-режим на 15 дней.

Что входит в подписку: настройка, обучение и поддержка

Цена в месяц — только часть картины, важно понимать, что именно вы за неё получаете. Оплата платформы UniFiX — ежемесячная подписка. Стоимость подписки зависит от числа объектов и пользователей.

В стоимость UniFiX входят три составляющие.

• Настройка платформы под процессы компании.
• Обучение сотрудников.
• Техническая поддержка.

Задайте любому поставщику одни и те же вопросы. Настройка под ваши процессы включена в подписку или оплачивается отдельно? Кто и когда обучит сотрудников? Входит ли поддержка в стоимость? Так вы сравните предложения по одинаковым условиям, а не только по цене.

Кто будет внедрять и оставаться на связи после запуска

Эксперт UniFiX отмечает, что при внедрении системы учёта заявок клиенты сталкиваются со сложной системой внедрения. Кроме того, клиенты сталкиваются с долгой поддержкой. Поэтому вопрос «кто это внедряет» не менее важен, чем вопрос о функциях.

В UniFiX каждого нового клиента ведёт один специалист. Он настраивает платформу, обучает сотрудников и остаётся на связи. Команда при этом небольшая: руководитель, разработчики и специалисты по внедрению и поддержке.

Компания работает с клиентами удалённо по всей России. Если поставщик тоже работает удалённо, спросите, как проходит запуск и как вы будете выходить на связь. Кто станет вашим постоянным контактом и что будет, если он недоступен?

Что должен видеть руководитель

Для руководителя система нужна не ради самих заявок, а ради понятной картины работы. Видно ли по каждой заявке, в каком она статусе, кто исполнитель и какой срок? Можно ли понять это без звонков и переписок?

Для UniFiX эксперт подтверждает, что после запуска руководитель видит, что и когда сделано. В описании Битрикс24 назначение сроков и ответственных упоминается в разделе об управлении задачами и проектами. Поэтому для любой системы уточняйте, как именно это работает для заявок, а не для задач вообще. Попросите показать одну заявку от получения до закрытия на примере вашего процесса.

Чек-лист вопросов к поставщику перед выбором

Перед решением пройдитесь по короткому списку и запишите ответы.

• Какую именно проблему с заявками решает система в моей компании?
• Достаточно ли единого места для заявок или мне нужен широкий набор функций?
• От чего зависит стоимость подписки и что именно в неё входит?
• Включены ли настройка под мои процессы, обучение сотрудников и техническая поддержка?
• Кто будет вести внедрение и как с ним связаться после запуска?
• Что увижу я как руководитель: статус, исполнителя, срок?
• Как проходит запуск, если поставщик работает удалённо?

Если на каждый вопрос есть конкретный ответ, выбор будет обоснованным, а не случайным.

Статья подготовлена с помощью ИИ