Как выбрать инструмент автоматизации под задачу бизнеса

Инструменты автоматизации бизнеса стоит выбирать не по длинному списку функций, а по конкретной задаче. Сначала нужно понять, какой процесс сейчас даёт сбои: где теряется информация и где неясно, кто отвечает за результат. Только после этого имеет смысл сравнивать решения между собой.

Перед выбором полезно честно ответить на несколько вопросов.

• Какой процесс нужно упорядочить в первую очередь?
• Кто будет работать с инструментом каждый день и насколько ему будет удобно?
• Что должен видеть руководитель, не задавая лишних вопросов команде?
• Кто поможет настроить систему и научит ею пользоваться сотрудников?

Богатый функционал не помогает, если им не пользуются или если он не закрывает ту задачу, ради которой выбирали систему. Ниже разберём такой подход на примере учёта заявок.

Задача: учёт заявок. Почему мессенджеры и таблицы перестают работать

Учёт заявок на обслуживание — одна из самых частых задач, с которой компании начинают автоматизацию. Пока заявок немного, мессенджеры и таблицы кажутся достаточным решением: сообщение написать легко, таблицу завести быстро.

Показательный пример — сеть автомоек: до запуска платформы заявки на обслуживание оборудования в сети автомоек вели в мессенджерах и таблицах.

Главная проблема такого подхода в том, что информация размазана по разным местам. Сообщение тонет в переписке, строка в таблице остаётся без исполнителя, а статус никто не обновляет. В результате руководителю приходится выяснять у сотрудников, что уже сделано, а что нет.

Признаки того, что пора менять подход, обычно такие:

• заявки приходят из разных каналов, и их приходится собирать вручную;
• невозможно быстро понять, кто и за что отвечает;
• сроки выполнения никто не контролирует системно;
• часть обращений теряется или обнаруживается слишком поздно.

Что должен давать инструмент: все заявки в одном месте и контроль руководителя

Для учёта заявок есть два базовых требования к инструменту. Первое — единое место, где собраны все обращения. Второе — прозрачность для руководителя.

После запуска платформы все заявки собираются в одном месте, руководитель видит, что и когда сделано.

При оценке любого решения для учёта заявок стоит проверить, как оно справляется с типовыми ситуациями.

• Новая заявка фиксируется сразу и не зависит от того, кто её принял.
• У каждой заявки есть ответственный, и это видно всем участникам.
• Статус заявки обновляется по ходу работы, а не по просьбе руководителя.
• История выполнения сохраняется, и к ней можно вернуться.

Если инструмент не даёт этих базовых вещей, то он лишь переносит хаос из мессенджера в другое окно.

Что важно помимо функций: настройка, обучение и поддержка

Функции — только часть выбора. Не менее важно, как система попадёт в повседневную работу команды. При внедрении системы учёта заявок клиенты сталкиваются со сложной системой внедрения. Ещё одна трудность, с которой они сталкиваются, — долгая поддержка.

Поэтому до покупки полезно выяснить, кто будет настраивать систему под ваши процессы, кто обучит сотрудников и к кому обращаться, когда возникнет вопрос. Без ответа на эти вопросы даже удачный инструмент рискует остаться неиспользованным.

В нашем подходе каждого нового клиента ведёт один специалист. Этот специалист настраивает платформу, обучает сотрудников и остаётся на связи. Команда у нас небольшая: руководитель, разработчики и специалисты по внедрению и поддержке. Мы работаем с клиентами удалённо по всей России.

Для небольшой компании личный контакт с человеком, который знает её настройки, часто важнее, чем ещё одна редко используемая функция.

Как устроена оплата: ежемесячная подписка и что в неё входит

Оплата платформы UniFiX — ежемесячная подписка. Стоимость подписки зависит от числа объектов и пользователей. Поэтому итоговая сумма определяется масштабом конкретной компании.

Важно смотреть не только на размер платежа, но и на то, что в него входит. В нашем случае в стоимость входят три составляющие:

• В стоимость входит настройка платформы под процессы компании.
• В стоимость входит обучение сотрудников.
• В стоимость входит техническая поддержка.

Выбирая любой инструмент автоматизации, уточняйте, не придётся ли отдельно оплачивать настройку, обучение или помощь после запуска. Так вы заранее увидите полную стоимость владения и сможете сравнивать решения на равных условиях.