Сначала решите, что отдаёте системе

Если вы думаете, как внедрить систему учёта заявок для малого бизнеса, начните не с выбора программы, а с распределения ролей. Что в работе с заявками повторяется одинаково изо дня в день? А что требует вашего личного решения? Запишите ответы: они пригодятся как задание для настройки и как список вопросов к исполнителю.

Такой разбор полезен и тем, что показывает, где сейчас живут ваши заявки. В сети автомоек, например, до запуска платформы заявки на обслуживание оборудования вели в мессенджерах и таблицах. Сравните это со своей ситуацией: где у вас появляется заявка и где она потом хранится?

Как отделить рутину от задач для руководителя

Пройдите по пути одной заявки от первого обращения до закрытия и на каждом шаге задайте себе вопрос.

• Кто фиксирует заявку, когда она появилась?
• Кто назначает исполнителя и по какому правилу?
• Какие случаи вы не готовы отдавать никому: срочные, спорные, связанные с особыми клиентами?
• Что вам нужно знать о заявке, чтобы не спрашивать об этом сотрудников лично?
• Кто отвечает за заявку, если исполнитель в отпуске или болен?

Всё, что вы отвечаете одинаково каждый раз, — кандидат на настройку. Всё, где нужно ваше слово, стоит заранее обозначить, чтобы при внедрении эти случаи не потерялись среди обычных.

Что должен показывать единый список заявок

Для руководителя главное в учёте заявок — одно место вместо разрозненных переписок. После запуска платформы UniFiX все заявки собираются в одном месте, и руководитель видит, что и когда сделано.

Проверьте любое решение, которое рассматриваете, на своих ежедневных вопросах.

• Какие заявки уже выполнены и когда?
• Какие ещё в работе и у кого?
• Где посмотреть историю по конкретной заявке, не листая чаты?
• Можно ли без звонков понять, кто за что отвечает?

Если на эти вопросы нет ответа на экране, спросите себя, чем новая система отличается от прежней переписки.

Чего опасаться при внедрении и что спросить у подрядчика

При внедрении системы учёта заявок клиенты сталкиваются со сложной системой внедрения. Также они сталкиваются с долгой поддержкой. Эти вопросы удобно выяснить до подписки, а не после первого сбоя.

• Кто настроит систему под наши процессы и входит ли это в стоимость?
• Кто и как обучит сотрудников?
• Кому писать, если что-то пойдёт не так?
• От чего зависит стоимость, когда компания растёт?

В UniFiX оплата — ежемесячная подписка. Её стоимость зависит от числа объектов и пользователей. В неё входит настройка платформы под процессы компании. Также входит обучение сотрудников. И техническая поддержка.

Почему важен один ответственный специалист

Команда UniFiX небольшая: руководитель, разработчики и специалисты по внедрению и поддержке. Каждого нового клиента ведёт один специалист. Он настраивает платформу, обучает сотрудников и остаётся на связи.

Работа идёт удалённо с клиентами по всей России. Выясните у любого исполнителя, будет ли у вас один человек, к которому можно обратиться по вопросам запуска.

Итог: перед внедрением ответьте на три вопроса. Что вы отдаёте системе? Что видите сами? Кто отвечает за запуск и связь после него?

Статья подготовлена с помощью ИИ