Почему не стоит автоматизировать всё сразу

Автоматизация бизнеса с одного процесса — самый спокойный путь для небольшой компании. Попытка перевести в систему сразу все направления требует множества решений одновременно. Сотрудникам приходится осваивать новые правила на всех участках работы, и это заметно нагружает команду.

Если что-то идёт не так, трудно понять, в какой именно части причина. Один процесс задаёт понятную границу: видно, что изменилось, и можно поправить настройки до подключения следующего направления. Лучше выбирать процесс, который повторяется изо дня в день, в котором участвует несколько человек и где сбои заметны сразу. Тогда польза проявляется быстро, а команда привыкает к новому порядку на знакомом материале.

Учёт заявок как первый процесс для автоматизации

Заявка — простая единица работы: кто-то просит что-то сделать, кто-то выполняет, кто-то следит за результатом. Такая схема есть почти в любой компании, поэтому её легко описать и перенести в систему.

У учёта заявок есть ещё одно достоинство: он затрагивает многих сотрудников, но не требует перестраивать всю работу. Люди продолжают делать то же самое, только фиксируют запросы, исполнителей и итоги в одном месте. Для руководителя это первый шаг к порядку, на котором потом можно строить остальное.

Пример: сеть автомоек, где заявки вели в мессенджерах и таблицах

В одной из сетей автомоек картина была типичной. До запуска платформы заявки на обслуживание оборудования в сети автомоек вели в мессенджерах и таблицах.

Такой способ понятен и не требует затрат на старте, поэтому к нему приходят многие. Но по мере роста числа точек и оборудования сообщения теряются в переписках, а таблицы расходятся по версиям. Заявка на обслуживание оборудования — хороший пример процесса, где важны срок и ответственный, и именно с него удобно начинать.

Что получает руководитель, когда все заявки собраны в одном месте

После запуска платформы все заявки собираются в одном месте, руководитель видит, что и когда сделано.

• Не нужно сверять мессенджеры и таблицы, чтобы понять текущее положение дел.
• Можно задать вопрос по конкретной заявке и получить ответ из системы, а не из памяти сотрудников.
• Проще замечать задержки и разбирать, на каком этапе они возникли.

Главное здесь не отчёты ради отчётов, а возможность управлять по фактам. Когда картина перед глазами, обсуждения в команде становятся короче и конкретнее.

С какими трудностями сталкиваются при внедрении системы учёта заявок

При внедрении системы учёта заявок клиенты сталкиваются со сложной системой внедрения. Ещё одна трудность, о которой говорят клиенты, — долгая поддержка.

Эти трудности легко понять: если запуск сложен, команда теряет интерес ещё до того, как увидит пользу. Если же на вопросы после старта отвечают долго, сотрудники возвращаются к привычным мессенджерам. Поэтому при выборе системы стоит заранее выяснить, кто будет настраивать её и кто будет помогать после запуска.

Как проходит старт: один специалист, настройка, обучение и поддержка

Каждого нового клиента ведёт один специалист. Специалист, который ведёт клиента, настраивает платформу, обучает сотрудников и остаётся на связи. Так у клиента есть один понятный контакт, а не несколько людей с разными ответами.

• В стоимость входит настройка платформы под процессы компании.
• В стоимость входит обучение сотрудников.
• В стоимость входит техническая поддержка.

Оплата платформы UniFiX — ежемесячная подписка. Стоимость подписки зависит от числа объектов и пользователей.

Команда небольшая: руководитель, разработчики и специалисты по внедрению и поддержке. Работает с клиентами удалённо по всей России. Начать можно с одного процесса, а к следующим перейти, когда команда привыкнет к новому порядку.